Guía de bolsillo para armar pequeños grandes eventos de tecnología

Si, armar una evento, conferencia o charla de tecnología, es sencillo hasta que te toca organizar el tuyo. Me toco aprender cuando con un grupo de amigos organizamos Barcamp Lima, y las veces que participe en otros eventos como expositor. 

Pero aún con la oferta de eventos de las comunidades técnicas que tenemos actualmente, sigo viendo que tenemos muchas cosas que mejorar. Así, lo que viene es una guía simple de como armar un evento de tecnología generado (y financiado) desde la comunidad.

El motivo

Aunque parezca obvio, esta es la parte crítica que se pierde. ¿Sobre que gira el evento?, esto va a limitar el alcance. Evita tener personas hablando de Arduino en una evento de Diseño Web. Esto también limita quienes serian los potenciales auspiciadores y a quienes invitarías a exponer. Esto tiene que ver también con la cantidad de gente interesada, hay más gente desarrollando para Android que construyendo un condensador de Fluzo. 

Lo que nos lleva al siguiente punto.

El nivel

Un evento es tan grande como la calidad de la gente que expone en el. Si el nivel propuesto es básico, basta con traer gente con experiencia en el uso base de las herramientas y que aporte algo novedoso, si se busca un nivel alto los expositores no solo tienen que tener gran experiencia sobre las tecnologías sino aportar ideas de hacia donde hay que dirigirlas, los mejores incluso muestran que están haciendo con estas ideas. 

La gente va a los eventos por la experiencia de los expositores.

Los asistentes tienen que irse a casa con la sensación de que aprendieron algo nuevo. Protip: Si el contenido del evento se  pueden aprender por la web, el nivel necesita mejorarse.

La clave aquí es no hacerle perder el tiempo (y dinero) a la gente, que sepan a lo que van. 

El lugar

Depende de la capacidad esperada. Generalmente las universidades  prestan sus espacios para los eventos como una forma de involucrarse con la industria y esta es una buena oportunidad. Pero, siempre debe optarse por un auditorio antes de un salón de clase, estos tienen una acústica mala y no siempre el mobiliario es el mejor. Los auditorios ya están diseñados para eventos, así que te ahorran la búsqueda de proyector, asientos apropiados, conectividad, etc.

También busca que los asistentes no tengan que desplazarse mucho  para llegar, que el lugar sea céntrico es esencial. Brinda un mapa. Lo mismo en las instalaciones, si son varias ponencias a la vez que estas no estén demasiado separadas unas de otras. La gente tiene que estar muy cómoda

La palabra clave aquí es ubicación.

La seguridad

Tanto de los equipos de los asistentes como de los ponentes. Estos no son precisamente baratos y un episodio desafortunado puede malograr el buen ánimo que debe tener un evento.

Básico organizar algún tipo de registro de personas y sus equipos, uso de stickers y control a la salida ayudan mucho.

La conectividad

No ofrezcas WIFI. A no ser que puedas asegurar que los asistentes se conecten sin caídas de red no lo ofrezcas, sino te vas a llenar de comentarios negativos sobre lo mal que va la red, y eso será algo que no vas a poder solucionar. 

Una red privada para los expositores siempre es útil, especialmente cuando tienen que hacer una demo sin contratiempos.

El financiamiento

Cobrar entrada o no siempre siempre es un debate que las comunidades tienen internamente. La decisión va a depender del nivel que quieras lograr en el evento. Traer ponentes extranjeros y alojarlos cuesta. Conseguir un auditorio con conectividad  cuesta. Promover el evento cuesta. Hay que cuidar que el costo sea proporcional al nivel.

Los eventos de la comunidad no son para hacer negocio. Publicar las cuentas, ingresos y gastos, es importante y genera confianza.

El registro

Esto es importante, permita el registro sencillo de los asistentes. Sea pagado o no. Esto le dará una idea de quienes son los asistentes y cuál es su perfil. Brinde un espacio virtual donde se conozcan, un grupo de Facebook podría funcionar bien aquí. A finalizar el evento pida feedback y así generar mejoras en los siguientes.

El equipo

La comunidad es su gente. Convoque a todos a participar. Asigne tareas. Establezca plazos. Ojo, que si el equipo que promueve el evento no esta comprometido mejor ni empiece. El entusiasmo desaparece rápido cuando hay que trabajar, confíe en los constantes. 

Otros detalles apreciables

Uso de streaming, usar un hashtag pronunciable y corto, dar regalos son detalles que de ser posible deben agregarse. Un after party en un local cercano que permita a la gente conversar  también es una gran idea.

Al final

Los eventos tienen que ser memorables, no aburran a la gente. Tienen que dejar de ser la repetición de las mismas cosas básicas, trabaje en que sean una oportunidad de mejorar el nivel, la discusión técnica y la generación de contactos.